El Time Blocking es una técnica puede cambiar la forma cómo gestionamos las actividades de nuestro trabajo y la vida personal, llevándonos a una mayor productividad y satisfacción. Descubre cómo esta estrategia de gestión puede revolucionar tu día a día y por qué deberías empezar a implementarla.
¡Ding! Notificación de correo electrónico; ¡Ding! Recordatorio de una reunión en quince minutos; ¡Ding! Tu foto en Instagram alcanzó los 100 likes. En esta era digital e inteligencia artificial cada vez estamos más expuestos a distracciones, esto sin contar el dinámico ritmo de trabajo que nos obliga a cambiar de tareas en segundos, favoreciendo sensaciones de estrés y frustraciones.
El Índice de la anatomía del trabajo – Informe Global, elaborado por Asana, encontró que el 87% de los trabajadores del conocimiento trabajan dos horas extras al día en comparación del 2019. Sin embargo, no logran cumplir con más del 25% de sus plazos por semana. Una forma de incrementar la productividad en este entorno es a través del Time Blocking.
¿Qué es el Time Blocking?
El Time Blocking es una técnica de gestión de tiempo y aunque no es nueva, en los últimos años ha adquirido popularidad. Para efectos de este artículo, utilizaremos dos fuentes: Asana, que es un software de gestión colaborativa de proyectos, y Monday.com, una plataforma de trabajo en equipo. Para Asana, es “una estrategia de gestión del tiempo que permite planificar cada momento de tu día”. Mientras que para Monday.com, “es un formato de programación que ayuda a aumentar la productividad”. Las dos definiciones invitan a evitar una actitud pasiva, donde nos limitamos a esperar las tareas o actividades, y adoptar por la proactividad, ir un paso adelante.
Tipos de Time Blocking
De acuerdo con Monday.com, existen diferentes formas de implementar el Time Blocking:
-Tradicional: Dividir tu día en bloques de tiempo específicos, cada uno asignado a una tarea.
Técnica de Pomodoro: Dividir tu día en bloques de 25 minutos para un trabajo intenso y concentrado, seguido de un breve descanso (5 minutos).
Bloques temáticos: Los bloques de tiempo son asignados a ciertos temas.
Gestión de energía: En esta técnica se planifican las actividades en función de la energía. Es posible que las primeras horas del día sean más útiles para trabajos creativos o que requieran mucha atención.
Lotes de actividades: Las tareas similares son agrupadas en bloques de tiempo. Por ejemplo, asignar una mañana a las labores administrativas.
Time Blocking y el calendario
Asana recomienda “planificar de forma visual los bloques de tiempo para evitar” y aquí incluir las tareas en una plataforma de calendario es ideal, de esta manera podemos ver con claridad nuestro flujo de trabajo y minimizar las interrupciones. También es útil para disminuir el cambio de contexto, es decir, no pasar de una actividad a otra de manera tan abrupta.
Por ejemplo, ¿Te imaginas pasar de trabajar en un proyecto grande luego de una revisión de correos electrónicos?
¿Cómo implementarlo?
-Identifica las tareas que realizas en el día
-Determina las horas de mayor productividad
-Agrupa tus reuniones (Si es posible)
-Programa bloques de tiempo de trabajo y actividades personales, es importante que seas realista con tu tiempo. También incluye espacios de descanso.
-Planifica el tiempo perdido.
-Incluir un componente visual a la técnica de Time Blocking te facilita la planificación a largo plazo (semanas o meses), facilitando el cumplimiento de tus objetivos.
Conclusión
El Time Blocking puede cambiar la forma cómo gestionas las actividades de tu trabajo y tu vida personal, llevándote a una mayor productividad y satisfacción. Otra ventaja es que te permite, además de mejorar tu enfoque y eficiencia, tener consciencia sobre cómo inviertes tu tiempo.
Ahora es momento de intentarlo, con práctica y disciplina, esta técnica puede ser tu gran aliada.
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Referencias
Asana. (s.f.). What is time blocking and how does it work? Recuperado de https://asana.com/es/resources/what-is-time-blocking
Gallo, A. (2020). How to manage time effectively, even if your schedule is hectic. The Ladders. Recuperado de https://www.theladders.com/career-advice/how-to-manage-time-effectively-even-if-your-schedule-is-hectic
Monday.com. (s.f.). Increase your productivity with time blocking: A step-by-step guide. Recuperado de https://monday.com/blog/productivity/increase-your-productivity-with-time-blocking-a-step-by-step-guide/
