Las convocatorias para conductores de Transcaribe y los empleos que siguen surgiendo en la Zona Norte de Cartagena han puesto a muchas personas a actualizar sus papeles. En los procesos de selección suele haber poco margen: quien tiene la documentación completa el día que lo llaman avanza más rápido que quien empieza a buscarla después de la entrevista.

Aunque cada empresa o entidad fija sus propios requisitos, hay un grupo de documentos que se repite en casi todas las contrataciones en Colombia, tanto en el sector privado como en el público.

La hoja de vida: el formato depende de dónde se postule

Es el primer documento que pide cualquier empleador y el que más errores acumula: fechas que no coinciden, teléfonos desactualizados o experiencia sin soporte.

En el sector privado sigue siendo muy común el formato Minerva 1003, el clásico que se compra en papelerías y que muchas empresas aceptan por su estructura ordenada: datos personales, formación, experiencia y referencias. Hoy también se puede llenar en el computador. En esta guía se explica cómo diligenciar el formato de hoja de vida Minerva paso a paso, incluso para quienes no tienen experiencia laboral.

En el sector público el formato no es opcional. Para posesionarse en un cargo o firmar un contrato de prestación de servicios con una alcaldía, una gobernación o cualquier entidad del Estado se exige el Formato Único de Hoja de Vida del Departamento Administrativo de la Función Pública, que además se registra en el SIGEP II, el sistema de información del empleo público. La información se declara bajo la gravedad de juramento, por lo que conviene revisarla con cuidado antes de firmar. Quien vaya a postularse a una entidad pública puede consultar cómo llenar la hoja de vida de la Función Pública y qué errores hacen que la devuelvan.

Si se postula por internet: que la lea un sistema ATS

Muchas empresas medianas y grandes, y casi todos los portales de empleo, ya no leen primero las hojas de vida: las pasa un software de selección conocido como ATS (Applicant Tracking System), que extrae los datos del archivo y filtra a los candidatos según las palabras clave de la vacante. Si el sistema no logra leer el documento, la postulación puede quedar descartada antes de que la vea una persona.

Para que la hoja de vida sea legible para estos sistemas conviene:

• Enviar un archivo con texto real, en PDF o Word generado desde el computador. Una foto o un escaneo del formato impreso se ve bien, pero el sistema no puede leerlo.
• Usar un diseño sencillo, con una sola columna, sin tablas complejas, gráficos ni íconos, y con títulos reconocibles como «Experiencia laboral» o «Formación académica».
• Repetir las palabras de la oferta cuando correspondan a la experiencia real: el nombre del cargo, las herramientas o las licencias que pide la vacante.
• Escribir las fechas y los cargos de forma uniforme y evitar abreviaturas que solo se entienden en una empresa.

En la práctica, lo más útil es tener dos versiones: el formato impreso para entregar en físico y una versión digital limpia para los portales y los correos de selección.

Documento de identidad y soportes de estudio

Con la hoja de vida casi siempre se piden:

• Copia de la cédula de ciudadanía, ampliada y legible.
• Diplomas o actas de grado de bachillerato, técnico, tecnólogo o universidad, según lo que exija el cargo.
• Certificados de cursos relacionados con el puesto, como los del SENA.
• Licencia de conducción, cuando el trabajo implica manejar vehículos. En convocatorias para conductores se revisa la categoría y que esté vigente.

Un consejo práctico: escanear todos estos soportes y guardarlos en una sola carpeta en el celular o en el correo. Muchas empresas ya reciben la documentación en formato digital y la piden con pocas horas de plazo.

Certificados laborales y referencias

Para demostrar la experiencia que aparece en la hoja de vida, los empleadores suelen pedir certificados laborales de los trabajos anteriores, con el cargo, las fechas y, en algunos casos, el salario. Quien haya trabajado como independiente puede respaldar esa experiencia con copias de contratos o certificaciones de los clientes.

Las referencias personales y laborales deben estar actualizadas. Es frecuente que en los procesos de selección llamen a esos números, así que vale la pena avisar a las personas que se incluyen.

El RUT, clave para contratistas e independientes

El Registro Único Tributario (RUT) es el documento con el que la DIAN identifica a cada contribuyente. Es gratuito y lo piden con frecuencia en los contratos de prestación de servicios, tanto con empresas privadas como con entidades públicas, porque el contratante necesita los datos tributarios de quien le factura o le cobra por honorarios.

Quien ya está inscrito no tiene que volver a hacer el trámite: basta con descargar una copia actualizada. Se puede obtener en el portal de la DIAN o en la Carpeta Ciudadana Digital del portal gov.co. Para quienes no lo han hecho nunca, en esta guía se explica cómo descargar el RUT desde el celular o el computador.

Antes de enviarlo conviene revisar que la dirección, el teléfono y la actividad económica estén al día. Un RUT desactualizado es una de las causas más comunes de que un contrato se demore.

Antecedentes: se consultan gratis en línea

Las empresas y, sobre todo, las entidades públicas revisan los antecedentes de los aspirantes. Todas estas consultas son gratuitas y se hacen por internet con el número de cédula:

• Antecedentes disciplinarios, en la página de la Procuraduría General de la Nación.
• Antecedentes fiscales, en la Contraloría General de la República.
• Antecedentes judiciales, en la página de la Policía Nacional.
• Registro Nacional de Medidas Correctivas, también en la Policía, que muestra si la persona tiene multas pendientes por el Código de Policía.

Descargar estos certificados antes de la entrevista permite detectar a tiempo cualquier inconsistencia, como una multa olvidada.

Otros papeles que pueden pedir al momento de la contratación

Una vez la persona es seleccionada, la empresa suele solicitar:

• Certificación bancaria, para consignar el salario.
• Datos de la EPS y del fondo de pensiones a los que esté afiliada, si ya tiene afiliación.
• Examen médico de ingreso, que la empresa programa con el proveedor de salud ocupacional que tenga contratado.

En el caso de los hombres, la libreta militar ya no es un obstáculo para firmar el contrato. Desde la Ley 1780 de 2016, quien no haya definido su situación militar puede vincularse laboralmente y tiene un plazo de 18 meses para resolverla.

Cuidado con las ofertas que piden dinero

Las cajas de compensación de Cartagena han advertido en varias ocasiones sobre falsas vacantes que circulan por redes sociales y WhatsApp. Ningún proceso de selección legítimo cobra por recibir la hoja de vida, por los exámenes médicos ni por «asegurar» el puesto. Ante cualquier duda, lo más seguro es postularse a través de los canales oficiales de la empresa o de las agencias públicas de empleo, como la del SENA o las de las cajas de compensación.

Tener los documentos listos no garantiza el empleo, pero sí evita perder una oportunidad por un papel que faltaba.