Con la reciente resolución emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la implementación de un sistema POS electrónico en los negocios en Colombia se ha vuelto una necesidad ineludible. Este cambio busca modernizar y regularizar la facturación, para mejorar la eficiencia y transparencia en las transacciones comerciales. 

Pero, ¿en qué consiste la nueva normativa y qué implica para los contribuyentes? Es común que existan dudas al respecto. Es por eso que, en este artículo, te presentamos siete claves fundamentales sobre el tema, que todo dueño o encargado de algún negocio en Colombia debe conocer sobre el nuevo Sistema POS, para poder cumplir con lo establecido. 

1. ¿Qué es un POS electrónico y cómo funciona?

Un Punto de Venta (POS) electrónico es un programa digital que facilita las transacciones comerciales, al procesar pagos con tarjeta de crédito, débito o efectivo de manera segura y eficiente, pero también al registrar cada venta de forma ágil y precisa, en el sistema o base de datos de los comercios.

Gracias a esta funcionalidad, se centraliza la información del negocio y esto ayuda a mejorar su operación, mediante una mejor gestión del inventario, la contabilidad y la generación de reportes. Es por eso que, al adoptar un POS electrónico, los negocios pueden optimizar sus operaciones diarias, reducir errores y mejorar la experiencia de sus clientes. 

Algunos de estos programas tienen ahora incluida la funcionalidad de facturación electrónica, para poder agilizar la generación de estos documentos fiscales, durante el proceso de venta. 

4. Diferencias entre el POS tradicional y el POS electrónico

Antes de que el POS electrónico fuera obligatorio, los negocios podían emitir documentos impresos en papel, conocidos como tiquetes o boletos de máquina registradora, que servían para respaldar el pago de algún servicio o adquisición. 

Para que comprendas cuáles son las diferencias con el POS electrónico, te compartimos algunas diferencias clave: 

3. ¿Qué implican los cambios de la DIAN?

De acuerdo con la Resolución 0165 de noviembre de 2023, a partir del 1 de mayo del 2024, el boleto de caja registradora tradicional ya no es aplicable para respaldar costos, gastos y deducciones. En su lugar, se presenta un nuevo documento POS electrónico que no tiene límites de UVT, con el fin de integrar todos los documentos que conforman el ecosistema de facturación electrónica.

De esta manera, ahora los negocios deben usar un Sistema Punto de Venta con servicio de Facturación electrónica, ya que, con este tipo de tecnología, cada vez que se procesa una transacción, es posible generar el archivo digital de la factura electrónica, en formato XML, y solicitar la autorización inmediata de la DIAN, para darle la validez necesaria y enviarlo automáticamente al correo electrónico del cliente. 

4. Plazos para implementar el POS Electrónico

De acuerdo con lo establecido por las autoridades tributarias en Colombia, la implementación del POS electrónico será gradual a lo largo del 2024, con fechas específicas dependiendo del tipo de contribuyente:

• 1 de mayo de 2024: fue la fecha límite para los Grandes contribuyentes.
• 1 junio de 2024: fue la fecha límite para los declarantes del Impuesto sobre la Renta (ISR) que no sean grandes contribuyentes.
• 1 agosto de 2024: es la fecha límite para los No declarantes del Impuesto sobre la Renta o que no son responsables de IVA. 

Es fundamental que los negocios cumplan con dichos plazos, para evitar sanciones, y para poder cumplir con los clientes que solicitan factura o POS electrónico, así como asegurar una transición sin contratiempos hacia el nuevo sistema.

5. ¿Quiénes están obligados a facturar con POS electrónico?

La DIAN ha estipulado que deben utilizar el POS electrónico:

• Los responsables del Impuesto sobre las ventas (IVA).
• Los responsables del impuesto nacional al consumo.
• Comerciantes, profesionales independientes y aquellos que enajenen bienes agrícolas o ganaderos.
• Prestadores de servicios, importadores y aquellos que vendan a consumidores finales.
• Tipógrafos y litógrafos no responsables del IVA.
• Contribuyentes inscritos en el régimen SIMPLE de tributación.

Existen algunas excepciones, como bancos, cooperativas financieras, y ciertas personas naturales, siempre que cumplan con condiciones específicas establecidas en la normativa.

6. Beneficios de implementar un POS Electrónico

Además de cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN, adoptar el POS electrónico obligatorio tiene múltiples ventajas para los negocios:

• Evita sanciones por incumplimiento: Cumple fácilmente con la normativa de facturación electrónica.
• Eficiencia en la facturación: Emite facturas electrónicas válidas, de manera rápida y precisa.
• Reducción de errores: Automatiza procesos y minimiza la posibilidad de errores humanos en la captura de datos.
• Mejora en el servicio al cliente: Agiliza las transacciones y optimiza la experiencia de compra.
• Control de ventas e inventario: Facilita la gestión del inventario al monitorear los niveles y prever el reabastecimiento, así como realizar el seguimiento de ventas.
• Mayor seguridad: Las facturas electrónicas están encriptadas, para proteger la información financiera del negocio. 
• Reportes en tiempo real: Para poder tomar decisiones estratégicas, basadas en datos actualizados.

7. ¿Cómo implementar el Sistema POS en tu negocio?

Seleccionar la tecnología correcta es el primer paso para el cumplimiento fiscal, pero también para aprovechar al máximo sus beneficios. Te compartimos algunos aspectos a considerar:

• Tamaño del negocio: Evalúa las características de la tecnología que ofrece, según la escala de tus operaciones.
• Funcionalidades necesarias: Busca un sistema que incluya el servicio de facturación electrónica, mediante una tecnología segura y eficiente, con una buena experiencia, tanto para ti como para tus clientes.
• Presupuesto: Encuentra un equilibrio entre costo y funcionalidad.
• Reputación del proveedor: Debes elegir un proveedor autorizado por la DIAN, pero también que tenga buena reputación y un soporte al cliente confiable.

Prepara el terreno para la transición:

• Capacita a tu personal: Asegúrate de que todos en tu negocio estén familiarizados con el nuevo sistema o capacita a tus equipos, según sea necesario.
• Consulta con un contador o asesor fiscal: Ellos pueden ayudarte a entender mejor las implicaciones fiscales y asegurarte de que estás cumpliendo con todas las normativas.

Conclusión

Adoptar el POS electrónico va más allá de cumplir con un requisito legal, es también una oportunidad para modernizar y mejorar la eficiencia de tu negocio. Infórmate, selecciona un proveedor robusto y confiable y prepara a tu equipo, mediante capacitaciones adecuadas, para que esta transición sea una experiencia positiva y beneficiosa.